Kaavakuuleminen on suosituin asukasosallisuuden muoto. Se on virallinen prosessi, jossa osalliset, kunnan jäsenet, viranomaiset ja alueen yhteisöt voivat antaa palautetta ehdotukseen asetetusta kehityshankkeesta.
Suomessa suunnittelijoiden on dokumentoitava ja pyydettäessä kommentoitava saatuja muistutuksia ja lausuntoja sekä käytettävä niitä hankkeen päätöksenteon tukena. Nykyisin tilanne on kuitenkin usein se, että saadun palautteen tulkinnan ja hyödyntämisen sijaan merkittävä määrä resursseja käytetään asetuksen byrokraattisten vaatimusten noudattamiseen.
Kaavakuulemisenhaasteet
Kaavakuuleminen on pakollinen asukasosallisuuden muoto. Silti siinä on useita haasteita:
Huono osallistumisaste ja monimuotoisuuden puute
Monesti asukkaiden ja sidosryhmien on lähetettävä muistutuksensa postitse, sähköpostitse tai puhelimitse. Tämä on vaivalloista kommentoijille, erityisesti asukkaille. Kaikilla ei myöskään ole tarpeeksi vapaa-aikaa palautteen antamiseen, olipa se sitten positiivista tai negatiivista. Usein hankkeiden kommentointiin osallistuukin samat aktiiviset asukkaat.
Jäsentymätön palaute
Palautetta analysoivien suunnittelijoiden on käytävä läpi valtava määrä eri kanavia pitkin vastaanotettuja kommentteja, jotka ovat rakenteeltaan toisistaan poikkeavia. Ne on jäsenneltävä ja lisättävä mahdollisimman tarkasti kaavaehdotukseen ennen kuulemistilaisuutta.
Työläs prosessi
Kaavakuulemisen järjestäminen on resursseja ja aikaa vievä tehtävä. On määriteltävä käytettävät viestintäkanavat ja varmistettava riittävä medianäkyvyys ja henkilöstö tukemaan prosessia. Säädökset edellyttävät myös jokaisen kommentin leimatun kopion arkistoimista kaupungintalolle - byrokratiaa, joka lisää suunnittelijoiden jo valmiiksi suurta työmäärää.
Hankkeiden ymmärrys ja hyväksyttävyys on heikolla tasolla
Suunnittelijoille ja kaupungin virkamiehille itsestäänselvät suunnitteluasiakirjat voivat olla kokemattomille asukkaille vaikeita ymmärtää. Mitä tarkalleen ollaan muuttamassa? Miten se vaikuttaa elämään tai liiketoimintaan alueella? Asukkaat voivat tulkita ehdotetut muutokset väärin, jos esitettyjä luonnoksia ja raportteja ei ole esitetty selkeästi.
Automatisoi ja paranna kaavakuulemista
Suurimman osan edellä mainituista haasteista voi kuitenkin ratkaista digitalisoimalla ja automatisoimalla kaavakuulemisen. Maptionnaire Osallisuusalusta tarjoaa siihen ratkaisun. Sillä rakennat yksinkertaistetun, automatisoidun ja yhdenmukaistetun kaavaehdotusprosessin, joka kattaa lakisääteiset vaatimukset.
Lisääntynyt osallistuminen
Etänä järjestettyyn kaavakuulemiseen on helppo osallistua. Suunnitelman arvioimisen jälkeen lomakkeen voi täyttää samalla verkkosivulla, milloin ja missä tahansa. Osallistuja ei tarvitse kynää tai paperia, eikä sähköpostiakaan. Tämä lisää vastaajien monimuotoisuutta, etenkin useamman kieliversion ollessa tarjolla.
Jäsennelty ja paikkatietoinen palaute
Vastaajat täyttävät verkkolomakkeen ja voivat merkitä karttaan tai suunnitelmaan alueet, joihin he haluavat antaa lausuntonsa. Siksi palaute on valmiiksi jäsennelty, suoraan tulkittavissa ja sisältää suunnittelijoiden arvostamaa GIS-dataa.
Sujuva automatisoitu prosessi
Täytetyn lomakkeen vastaukset voi lähettää PDF-kopiona suoraan vastaajalle ja kaupungintalolle. Lomakkeen kentät voi määrittää lainsäädäntöä noudattaen. Lisäksi suunnittelijat säästävät aikaa ja rahaa puheluiden ja avoimen palautteen käsittelyn vähentyessä. Heidän tarvitsee vain määrittää automaation asetukset ja varmistaa tavoittavuus – osallisuusalusta hoitaa loput.
Kasvanut kiinnostus projekteja kohtaan
Maptionnaire tarjoaa myös helppokäyttöisen tavan esittää visuaalisesti kaavaehdotukseen liittyviä asiakirjoja. Näin asukkaiden on helpompi ymmärtää tulevia muutoksia ja ehdotuksen antaminen on miellyttävämpää kaavakuulemisessa.
Espoon kaupunki on yksi ensimmäisistä aikaa ja resursseja säästävän automatisoidun kaavakuulemisratkaisun käyttäjistä. Asukasosallisuuden digitalisointi teki Espoon suunnittelijoiden ja kaupunkilaisten välisestä vuorovaikutuksesta läpinäkyvämpää ja tehokkaampaa.
Automatisoitu kaavakuuleminen Espoossa
Espoolla on pitkä kokemus Maptionnairen käytöstä asukasosallisuuden tehostamiseen erilaisissa suunnitteluhankkeissa – yhden kadun osallistuvan budjetoinnin projekteista lukuisiin yleiskaavoihin.
Suomen lainsäädäntö velvoittaa suunnittelijat pyytämään lausuntoja asukkailta ja dokumentoimaan koko kaupunkia koskevien luonnosten ja ehdotusten kaavakuulemisen, joten Maptionnairen ratkaisu automatisoidulle kaavakuulemiselle on ollut kultakaivos.
Espoon suunnittelijoiden ongelmat ennen Maptionnairen käyttöönottoa:
- Palaute ei ole jäsenneltyä – asukkaat lähettävät sen useimmiten sähköpostilla tai postissa
- Pitkä aikaväli tiedonkeruun ja analysoinnin välillä
- Lausuntojen kerääminen ja jäsentely vaatii runsaasti resursseja
Lausuntoja on vaikea asettaa tarkasti kartalle kirjallisen kuvauksen perusteella. Saatua palautetta on siksi hankala käyttää suunnitteluprosessissa, vaikka lausuntoihin sisältyykin hankkeelle olennaista tietoa.
Miksi valita Maptionnairen automatisoitu kaavakuuleminen?
Espoon kaupunki valitsi Maptionnairen ainutlaatuisen paikkatieto-osaamisen vuoksi. Vastaajat pystyvät merkitsemään lausuntonsa digitaaliselle kartalle, jonka suunnittelijat saavat alustasta GIS-muodossa. Äskettäisessä kaupungin kaavakuulemisessa puolet asukkaiden kommenteista sisälsi valmiiksi tarkan sijaintitiedon.
Maptionnairen tarjoamalla automaatiolla on onnistuttu poistamaan saumattomasti yksittäisten palautteiden hidas manuaalinen rekisteröinti. Espoo säästi kaavakuulemisessa paljon aikaa täyttäessään kaikki sen lakisääteiset vaatimukset.
Maptionnairen automatisoitu kaavakuuleminen helpottaa prosessia. Varsinaiseen suunnitteluun säästyy monta työpäivää.
— Laura Malm-Grönroos, Espoon kaupunki
Näin Espoon suunnittelijat käyttävät Maptionnairea
Tässä muutama Espoon oivallus asukasosallistamisesta ja kaavakuulemisesta:
Suunnittelijat laativat kaavakuulemisen kyselylomakkeen osallisuusalustaan. Varsinaisen suunnitelman käyttämisestä kyselylomakkeen pohjana ja lisätietojen sisällyttämistä klikattavina tasoina on pidetty suunnittelijoiden keskuudessa todella paljon.
Suunnittelijat valitsevat raporttimallin, räätälöivät sen visuaalisesti ja määrittävät asetukset niin, että vastauksesta lähetetään PDF-kopio suoraan vastaajalle ja kaupungin kirjaamoon.
Kaavakuuleminen alkaa. Useimmat asukkaat valitsevat digitaalisen kyselyn puheluiden, kirjeiden tai sähköpostien sijaan, vaikka palautetta voi antaa myös perinteisten kanavien kautta.
Suunnittelijoiden tai rekisteröijien ei tarvitse muokata, tulostaa tai leimata palautteita, koska jokainen yksittäisen vastauksen digitaalinen raportti sisältää kaikki rekisterin tarvitsemat tiedot.
Maptionnairella kerätyt lausunnot ovat valmiita analysoitaviksi. Se säästää runsaasti Espoon suunnittelijoiden aikaa.
Saatu palaute kootaan temaattisesti riippumatta siitä, mistä se tulee.
Suunnittelijat käyttävät asukkailta saatua palautetta suunnitelman muokkaamiseen ja edistämiseen. Maptionnairen tiedot ovat GIS-muodossa, joten ne saa syötettyä suunnittelujärjestelmiin saumattomasti.
Suunnittelijat julkaisevat virallisen raportin jokaisesta kaavakuulemisessa esiin tulleesta teemasta. He vastaavat yksittäisiin tiedusteluihin vastaajan niin halutessaan.
Millaista palautetta automatisoitu kaavakuuleminen tuottaa? Palaute koskee pääasiassa eturistiriitoja, ympäristöongelmia, pysäköintiä sekä omakoti- ja kerrostaloja.
Yleiskaavoja kommentoidaan paljon, toisin kuin yksityiskohtaisempia suunnitelmia. Esimerkiksi Etelä-Espoon yleiskaava sai noin 3300 virallista kommenttia julkisessa kuulemisvaiheessa. Pienemmän asukastiheyden Pohjois- ja Keski-Espoossa suunnitelmaa koskeva kuulemistilaisuus puolestaan keräsi 900 kommenttia.
Lue lisää Kiviruukin sekä Pohjois- ja Keski-Espoon suunnitteluprosessista kaupungin verkkosivuilta.
Saimme kunniamaininnan Espoon kaupungin innovaatiokilpailussa automatisoidun kaavakuulemisen kehittämisestä ja käytöstä suunnittelussa.
— Laura Malm-Grönroos, Espoon kaupunki
Tulokset: Enemmän osallistumismahdollisuuksia – vähemmän suunnitteluristiriitoja
Suunnittelijat huomasivat saavansa sitä vähemmän negatiivista palautetta, mitä enemmän he käyttivät Maptionnairea suunnitteluprosessinsa aikana.
Maptionnairen avulla asukkaat saavat enemmän tietoa hankkeiden suunnittelusta ja voivat jo alkuvaiheessa osallistua säännöllisesti kaupunkikehitykseen. Lisäksi Espoon asukkaiden tarve palautteen annolle voi olla myöhemmissä vaiheissa vähäisempää, kun heidän lausuntonsa on käsitelty jo valmisteluvaiheessa.
Tämä on se läpinäkyvyyden ja kaksisuuntaisen viestinnän etu, jonka Espoo saa käyttämällä Maptionnairea osallistumishankkeissaan.
Nämä edut saat käyttämällä automatisoitua kuulemisprosessia
- Säästät aikaa lausuntojen manuaalisesta syöttämisestä ja analysoinnista
- Verkossa järjestetty kaavakuuleminen säästää puheluihin vastaamiseen ja postin käsittelyyn käytettyjä resursseja
- Vastaanotat valmiiksi jäsenneltyä palautetta
- Vastaanotat paikkatietoon perustuvia lausuntoja
- Yksinkertaistat prosessia lähettämällä kopion lausunnoista kirjaamoon ja vastaajalle automaattisesti
- Kaavakuulemiseen osallistuu enemmän asukkaita
- Lisäät hankkeen näkyvyyttä ja hyväksyttävyyttä
Maptionnaire on tärkeä kaavakuulemisen optimoija. Alusta voi auttaa sinua digitalisoimaan ja virtaviivaistamaan myös muita asukasosallistumista edistäviä toimia – kuten Espoonkin tapauksessa.
.webp)
