Vantaa digitalisoi asukasviestintää Maptionnairen avulla

Vantaa on ensimmäinen suomalainen kaupunki, joka on ottanut Maptionnaire Osallisuusalustan käyttöön asukkaiden monipuolisemmassa osallistumisessa. Haastattelimme osallisuuskoordinaattori Yu-Yi Huynhia, jonka vastuulla on kaupungin asukasvuorovaikutuksen koordinointi. Kysyimme, miten uuden Maptionnaire-palvelun käyttöönotto on sujunut, ja millaisen vastaanoton palvelu on saanut sekä sisäisesti että kaupungin asukkailta.

Kohti digitaalisempaa asukkaiden osallistumista

Asukkaiden osallistuminen ja vuorovaikutus kattaa niin kasvokkaiset kuin sähköiset menetelmät. Digitaalisen osallistumisen keinot ovat asukasviestinnässä yhä tärkeämmässä osassa. Myös koronapandemia on osoittanut digitaalisten työkalujen tärkeyden. ”Koronatilanne on kannustanut asiantuntijoita miettimään ja muuttamaan työtapojaan. Ensi töiksemme siirsimme useita asukastilaisuuksia ja työpajoja verkkoon osallistuvavantaa.fi-palveluun, jonka olemme rakentaneet uuden Maptionnairen avulla”, kertoo Huynh.

Saimme kolmeen eri kyselyyn noin 1000 vastausta. Online-kyselyillä tavoitimme esimerkiksi pikkulasten vanhempia ja opiskelijoita, joita on normaalisti vaikeampi houkutella työpajoihin.

Käytännön esimerkki kaupungin asiantuntijoiden nopeasta reagoinnista oli uuden Kivistön kirjaston suunnitteluprojekti. Asukkaiden mielipiteitä ja ideoita haluttiin kuulla muun muassa lehti- ja kirjavalikoimaan sekä kirjaston sisustukseen liittyen. Alun perin mielipiteitä oli tarkoitus kerätä kasvokkain järjestettävässä työpajassa, mutta koronatilanteen vuoksi projekti toteutettiin Maptionnairella, asukasviestintään loistavasti soveltuvalla kyselytyökalulla.

Vantaalla oltiin tyytyväisiä vastaajamäärään ja -joukkoon, jotka kyselyillä tavoitettiin. ”Saimme kolmeen eri kyselyyn noin 1000 vastausta. Online-kyselyillä tavoitimme esimerkiksi pikkulasten vanhempia ja opiskelijoita, joita on normaalisti vaikeampi houkutella työpajoihin. Toisaalta verkkokyselyt tavoittivat senioriasukkaita kasvokkaisia tilaisuuksia heikommin”, selittää Huynh.

‍

Eroon toimialojen välisistä siiloista – parempaa palvelua asukkaille

Vantaalla Maptionnaire Community Engagement -palvelu on otettu hyvin vastaan. Tarkoitus on yhtenäistää asukasvuorovaikutuksen toimintatapoja ja parantaa osallistumisen mahdollisuuksia asukkaille keskittämällä keskittämällä mahdollisuudet vaikuttaa kaupungin kehittämiseen ja suunnitteluun samaan paikkaan. Lähes kaikki Vantaan kaupungin toimialat ovat jo ottaneet tai ovat ottamassa palvelun käyttöön.

Kaikille yhteinen asukasviestinnän alusta antaa mahdollisuuden sisäisesti eri toimialojen välisen yhteistyön tehostamiseen. Lisäksi se tarjoaa kuntalaisille helpomman tavan löytää tietoa ja osallistua, kun tieto löytyy yhdestä paikasta. Kaupunki näyttäytyy tällöin yhtenäisenä toimijana asukkaille. Samoin palvelu kannustaa osallistumaan erilaisten projektien edistämiseen, kun ne löytyvät helposti.

Kaupunkiympäristön toimiala on ollut perinteisesti karttapohjaisten työkalujen tyypillinen käyttäjä. Vantaalla uuden Maptionnaire Community Engagement Platformin käytössä kuitenkin esimerkiksi kaupunkikulttuurin toimiala on ollut aktiivinen. Vantaalla myös kasvatuksen ja oppimisen toimialalla sekä sosiaali- ja terveyspalveluilla on suunnitelmissa hyödyntää uutta palvelua. Käyttöönoton helppous on riippunut paljolti toimialan tarjoamista palveluista. Parhaita työtapoja ja käytäntöjä on etsitty yhteistyössä osallisuusvuorovaikutustiimin ja toimialan vastuuhenkilöiden kanssa.

Onnistumisen avaimia Maptionnaire-palvelun jalkauttamiseen asukasviestinnässä

Vantaalla on käytössä pääkäyttäjämalli, joka tarkoittaa, että jokaisella toimialalla on nimettyjä Maptionnaire-avainhenkilöitä, jotka auttavat palvelun jalkauttamisessa.

Vantaan kaupungin Maptionnaire-käyttöönotossa ja jalkauttamisessa on ollut kaksi ratkaisevaa tekijää: pääkäyttäjien rooli ja pilottiprojektit. ”Vantaalla on käytössä pääkäyttäjämalli, joka tarkoittaa, että jokaisella toimialalla on nimettyjä Maptionnaire-avainhenkilöitä, jotka auttavat palvelun jalkauttamisessa. He tunnistavat palvelun käyttömahdollisuuksia toimialan sisällä mutta myös yli toimialarajojen, jotta työkalusta saadaan paras hyöty irti. He myös viestivät Maptionnairesta sisäisesti ja välittävät Maptionnairen suuntaan kehitystoiveita ja -tarpeita”, kertoo Huynh.

Pilottiprojektit ovat projekteja, joilla eri toimialat saadaan mukaan Maptionnairen käyttöön ja yhdessä totutellaan asukasvuorovaikutuksen uusiin keinoihin. Tavoitteena on hyvillä esimerkeillä kannustaa paitsi kaupungin omia asiantuntijoita myös asukkaita osallistumaan. Pilottiprojektien avulla voidaan kehittää toimintatapoja ja toisaalta myös viedä palvelun kehitystä eteenpäin. Aiemmin mainittu Kivistön kirjaston kehitys, joka toteutettiin yhdessä asukkaiden kanssa, on esimerkki tällaisesta pilottiprojektista. Se tuotti lopulta erinomaisen vastausaineiston, vaikka kasvokkain järjestettävät työpajat jouduttiin perumaan. ”Meillä asukasvuorovaikutuksen tiimi on vahvasti mukana ja apuna projekteja suunniteltaessa ja käynnistettäessä. Yhteinen tavoitteemme on, että mahdollisimman moni asukas pääsee vaikuttamaan kotikaupunkinsa kehittämiseen”, sanoo Huynh.

Tehokkuutta tiedon hyödyntämiseen ja läpinäkyvyyteen

Eri toimialojen sisällä asukasvuorovaikutukseen liittyvää tietoa ei ole aiemmin ollut helppoa jakaa ja hyödyntää. Tiedon arkistointiin ei ole ollut luontevaa paikkaa. Maptionnaire-palvelu helpottaa esimerkiksi eri kyselyistä saadun tiedon dokumentointia ja historiatieto on tehokkaammin käytettävissä myös eri toimialojen sisällä ja välillä tulevaisuudessa.

Maptionnaire Osallisuusalusta edistää myös vuorovaikutuksen läpinäkyvyyttä. Toimialat voivat nyt hyödyntää matalalla kynnyksellä digitaalisia vuorovaikutustyökaluja ja käyttää kaupungin yhteistä asukasvuorovaikutukselle omistettua verkkopalvelua, osallistuvavantaa.fi:tä.

Helposti lähestyttävää digitaalista asukasviestintää

Vantaan kaupungin tavoite tulevaisuudessa on saavuttaa asukkaat yhä monipuolisemmin. Siihen liittyy myös uuden Maptionnairen käyttöönotto, joka lisää digitaalisen osallistumisen ja vuorovaikutuksen mahdollisuuksia. ”Haluamme tavoittaa etenkin nuoria paremmin. Myös muut kuin suomea äidinkielenään puhuvat ovat kohderyhmässämme”, toteaa Huynh.

Tavoitteena on, että kuntalainen näkee osallistumisen ja suunnittelu- ja kehittämistyön yhteyden ja jatkuvuuden.

Vantaa haluaa tehdä asukasviestinnästä helposti lähestyttävää. ”Irtokyselyistä pyritään pois suunnittelu- ja kehittämisprosesseissa. Tavoitteenamme on jatkuva asukasvuorovaikutus, jolloin kaupunkilainen voi paitsi vastata kyselyyn myös nähdä, miten hänen ja muiden mielipiteet on otettu vaikkapa uuden pyörätien suunnittelussa ja toimeenpanossa huomioon. Tavoitteena on, että kuntalainen näkee osallistumisen ja suunnittelu- ja kehittämistyön yhteyden ja jatkuvuuden”, sanoo Huynh.

Kansainvälinen Smart 50 -palkinto jaetaan vuosittain innovatiivisille älykaupunkiratkaisuille. Maptionnairen uusi Community Engagement Platform -palvelu palkittiin tänä vuonna osallistumisen (community engagement) sarjassa. Uusi ratkaisu tuo Maptionnairen karttapohjaiseen kyselytyökaluun runsaasti lisää toiminnallisuuksia. Palkittua pilvipohjaista SaaS-ratkaisua (software as a service) on kehitetty eteenpäin yhdessä Vantaan kaupungin kanssa, joka otti sen ensimmäisenä suomalaisena kaupunkina käyttöön tänä keväänä.